La preparación de pedidos es una de las tareas más importantes en un almacén. Es la operativa encargada de seleccionar, organizar y empaquetar los productos que piden los clientes para su posterior envío, ya sean particulares o empresas. Optimizar esta actividad es clave para reducir costes operativos, de distribución y comercialización de los productos, garantizando entregas puntuales y en perfectas condiciones.
La preparación de pedidos es muy importante en logística
La preparación de pedidos o picking es una tarea fundamental en el proceso logístico, ya que su objetivo es entregar la mayor cantidad de pedidos en el menor tiempo posible y con el coste mínimo.
Un alto porcentaje de los costes totales de explotación del almacén se destina a la preparación de pedidos, por lo que reducir su impacto es clave para el éxito de una empresa.
Para que un producto llegue correctamente al cliente es esencial una buena organización del almacén. Esto implica contar con un adecuado sistema de almacenaje para cada tipo de mercancía, instalar un sistema de gestión de almacenes que optimice los recorridos de los operarios o contar con las infraestructuras adecuadas, entre otras medidas.
Tipos de preparación de pedidos: manual, semiautomática y automática
El proceso de preparación de pedidos en un almacén puede hacerse de distintas formas, lo que nos lleva a diferenciar distintos tipos de picking:
- La preparación de pedidos manual prescinde de tecnología. Los operarios seleccionan, organizan y empaquetan los productos, un sistema ideal para empresas pequeñas con poco volumen de pedidos o que prefieren el envío de productos personalizados.
- La preparación de pedidos semiautomática combina trabajo manual con asistencia tecnológica, por la que es utilizada por empresas en crecimiento o que envían una gran variedad de productos diferentes.
- La preparación de pedidos automática utiliza un sistema completamente automatizado, minimizando la intervención humana para aumentar la eficiencia, por lo que es perfecta para grandes empresas con un alto volumen de pedidos.
¿Qué es la zona de preparación de pedidos y cómo organizarla correctamente?
Como decíamos antes, la organización y distribución del almacén es clave para que la preparación de pedidos sea eficiente. Esto implica un diseño previo que tenga en cuenta la cantidad de pedidos diarios que se preparan.
En esto entra en juego la conocida como zona de preparación de pedidos, que es el área del almacén destinada a recoger, agrupar y preparar productos para su envío.
A la hora de diseñarla, hay que analizar las características del pedido, el tamaño, el peso, la ubicación y la posición de las unidades de carga, así como la distancia que los operarios deben recorrer para realizar el picking. Esto permitirá contar con una zona de preparación de pedidos optimizada, de manera que el proceso se realice con rapidez, precisión y aprovechando el espacio disponible.
Paso a paso de la preparación de pedidos en un almacén
Para que la preparación de pedidos en el almacén sea eficiente, debemos conocer las diferentes fases de este proceso:
- Se revisa la orden de pedido para tener toda la información sobre datos, cantidades o peticiones especiales.
- Se localiza el producto en el almacén, asegurándose de cuál es su ubicación exacta.
- Se verifican los productos, tanto en cantidad como calidad, para evitar productos dañados o comunicar falta de stock si es necesario.
- Se embalan los productos de forma segura y eficiente, ordenando y protegiendo dichos productos en cajas debidamente selladas.
- Se verifica el pedido completo para asegurarse de que todos los productos a enviar están correctamente empaquetados.
- Se envía el pedido, para lo cual se coloca el paquete en la zona designada en el almacén y se asegura de que llegue al transportista.
En todo este proceso es esencial una planificación previa que permita gestionar y asignar los recursos disponibles de manera eficiente.
Herramientas y tecnologías que mejoran la preparación de pedidos
Los negocios que cuentan con un sistema de gestión de almacén (SGA) y soluciones automatizadas disponen de softwares capaces de priorizar las órdenes de pedido o definir el reparto de tareas.
En otros casos, el uso de robots móviles autónomos (AMR) o de sistemas de almacenamiento automatizado permite aumentar la eficiencia cuando hay un alto volumen de pedidos.
Incorporar transelevadores, cargos ergonómicos especializados en la preparación de pedidos o sistemas de identificación de códigos de barras son otras herramientas y tecnologías que permiten mejorar la preparación de pedidos en el almacén, con mayor eficiencia y rapidez y con menos errores.
Errores frecuentes en la preparación de pedidos y cómo evitarlos
La satisfacción del cliente depende de que la preparación de pedidos sea eficaz. Un mal embalaje puede ser motivo de reclamación y un producto dañado o equivocado puede suponer la pérdida de un cliente. Para evitarlo, es fundamental evitar estos errores en la preparación de pedidos:
- Coger un artículo equivocado en el almacén porque se encuentra en un lugar que no le corresponde. El orden y la organización, con un sistema claro en este sentido, es esencial para enviar los productos correctos al cliente. También se evitan extravíos o pérdidas de tiempo.
- No coger el producto correcto o la cantidad adecuada del mismo porque no se consulta adecuadamente la información del pedido antes de iniciar la preparación.
- Utilizar un embalaje inadecuado o insuficiente puede causar daños al producto durante el transporte. Tener en cuenta sus características es clave para elegir bien.
- Etiquetar el producto de forma deficiente provoca problemas de identificación durante la preparación. Las etiquetas claras y precisas son esenciales para no perder tiempo y para garantizar que el cliente recibe el producto exacto que ha pedido.
En la mayoría de los casos, el uso de una tecnología avanzada ayuda a minimizar errores en la preparación de pedidos. La comunicación y la coordinación del equipo también son fundamentales, así como las revisiones periódicas de inventario. Un sistema de organización de almacén claro y una adecuada capacitación del personal es clave para un picking exitoso.